Privacybeleid Spa Carwash

1. Wie gebruikt je gegevens?

SPA BUSINESS BV, die de Spa Carwash-dienst aanbiedt, BE0802539396, met maatschappelijke zetel aan Rooigemlaan 347, 9000 Gent, België, is verantwoordelijk voor de verwerking voor je klantaccount en wasdiensten. Privacyvragen en verzoeken: info@spacarwash.be.

De app gebruikt Cashwash, uitgebaat door Nivelp (BE0677933295), voor de technische dienstverlening. De naam van de Apple-uitgever verandert deze verantwoordelijkheden niet.

2. Gegevens, doeleinden en rechtsgronden

We gebruiken je naam of bedrijfsnaam, e-mailadres, account-ID, beveiligde aanmeldgegevens en taalvoorkeur om je account aan te maken, te beveiligen en de overeengekomen dienst te leveren. Je factuuradres en eventueel btw-nummer dienen voor facturatie en wettelijke administratie.

Nummerplaten, voertuigtypes en eventuele bestuurdersnamen dienen om voertuigen en wasbeurten aan je account te koppelen. We verwerken tegoeden, aankopen, betaalreferenties, wasbeurten, afspraken en facturen voor de uitvoering en administratie van je overeenkomst. Verplichte account- en betaalgegevens zijn nodig om deze functies te leveren.

Technische verzoekinformatie, waaronder IP-adressen, dient om misbruik te beperken en storingen te onderzoeken, op grond van ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst. We gebruiken deze gegevens niet voor advertentieprofielen. Er vindt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen plaats.

Je levert gegevens zelf aan; bevoegde carwashmedewerkers registreren wasbeurten en onze betaalprovider verstrekt betaalstatussen. Kaartgegevens voer je in bij Stripe; Cashwash bewaart geen volledige kaartnummers.

3. Ontvangers en dienstverleners

Bevoegde medewerkers en beheerders krijgen toegang voor de dienstverlening, ondersteuning, beveiliging en administratie. Nivelp ondersteunt het platform. Vercel verzorgt hosting en Supabase authenticatie en databaseopslag. Stripe verwerkt betalingen. Bij een actieve facturatiekoppeling worden noodzakelijke factuurgegevens gedeeld met Billit en via Peppol met de ontvanger.

Transactionele e-mail: Combell nv verzorgt de verzending van transactionele berichten, zoals aanmeld- en herstelberichten en bevestigingen van accountverwijdering. Hiervoor worden het e-mailadres van de ontvanger en de voor het bericht noodzakelijke inhoud verwerkt.

Het gecontroleerde Cashwash-databaseproject staat in de EU-regio eu-west-1. EU-opslag sluit andere internationale verwerking niet uit. Vercel, Supabase en Stripe werken met internationale groepsmaatschappijen en dienstverleners, waardoor verwerking buiten de Europese Economische Ruimte kan plaatsvinden, waaronder in de Verenigde Staten. Hun gepubliceerde verwerkersvoorwaarden beschrijven waarborgen voor dergelijke doorgiften, waaronder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Stripe verwerkt bepaalde gegevens ook als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, onder meer voor fraudebestrijding en wettelijke verplichtingen.

We kunnen gegevens verstrekken als dat wettelijk vereist is. Via ons privacycontact kun je informatie over de toepasselijke waarborgen en een kopie daarvan opvragen.

4. Bewaring en accountverwijdering

Je klantprofiel en voertuigen worden gebruikt zolang je account bestaat. Je kunt definitieve verwijdering aanvragen in de instellingen van je klantaccount, zonder daarvoor te bellen of te mailen. Maxance Decot behandelt de verzoeken namens de dienst; verwerking gebeurt binnen 28 dagen en je ontvangt een bevestigingsmail. Open betalingen, afspraken en facturen worden daarbij afgehandeld.

Bij verwijdering verdwijnen het klantprofiel, voertuigen en niet-verplichte persoonsgegevens uit de actieve klantadministratie. Andere carwashaccounts of rollen die dezelfde login gebruiken blijven behouden; de login wordt verwijderd wanneer die niet elders nodig is. Noodzakelijke factuurgegevens blijven apart bewaard, in beginsel tien jaar vanaf 1 januari volgend op het uitgiftejaar, of langer waar een specifieke wettelijke verplichting of rechtsvordering dit vereist.

Bij resterend tegoed bewaren we afzonderlijk je naam, e-mailadres, verzoeknummer, saldo en vervaldatum. Een bevoegde beheerder kan je tegoed daarmee nog twee kalendermaanden na accountverwijdering terugvinden en afboeken voor wasdiensten, zonder je account te herstellen. Daarna vervalt het volgens de toepasselijke voorwaarden, behoudens wettelijke rechten. De contactgegevens in dit register worden bij volledig verbruik of na afloop gewist. Er is geen automatische terugbetaling. Dit is geen algemene bewaartermijn voor alle persoonsgegevens.

Technische logs: De ingestelde bewaartermijn voor de projectlogs bij Supabase bedraagt zeven dagen en voor de runtime-logs bij Vercel één dag. De eigen tellers voor misbruikpreventie worden bij de dagelijkse onderhoudsronde verwijderd na zeven dagen zonder activiteit.

Back-ups: De dagelijkse databaseback-ups bij Supabase worden zeven dagen bewaard. Gegevens die uit de actieve database zijn verwijderd, kunnen daardoor nog voorkomen in een oudere databaseback-up totdat die vervalt. Deze termijn betreft de databaseback-ups, niet de mailboxen of andere gegevensverwerkingen van dienstverleners.

Verwijder- en afboekbewijzen: Afgeronde verwijderverzoeken en bijbehorende afboekbewijzen worden twaalf kalendermaanden na afronding bij de dagelijkse onderhoudsronde verwijderd, zodra er geen openstaande bevestiging of actief tegoedregister meer aan verbonden is. De apart bewaarde factuurgegevens volgen hun eigen wettelijke bewaartermijn. Het e-mailadres voor de verwijderbevestiging wordt uit de verzendwachtrij van Cashwash verwijderd zodra het verzoek wordt afgerond.

5. Cookies en opslag op je apparaat

De app gebruikt sessiecookies voor aanmelding en kan voorkeuren, zoals de weergavemodus, lokaal opslaan. Deze opslag ondersteunt de werking van je account. De betaalomgeving van Stripe verwerkt eigen noodzakelijke betaal- en beveiligingsinformatie. De app bevat geen advertentie-SDK en vraagt geen toegang tot je GPS-locatie, contacten of microfoon.

6. Je rechten

Je kunt inzage, correctie, verwijdering, beperking en, waar toepasselijk, overdracht van je gegevens vragen. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Waar toestemming wordt gebruikt, kun je die intrekken zonder de rechtmatigheid van eerdere verwerking aan te tasten.

Neem hiervoor contact op via info@spacarwash.be. We kunnen je identiteit proportioneel controleren. We reageren in beginsel binnen één maand; bij een wettelijk toegestane verlenging informeren we je binnen die maand. Rechten kunnen beperkt zijn door onder meer wettelijke bewaarplichten.

Je kunt een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

7. Beveiliging en wijzigingen

Verbindingen gebruiken HTTPS en toegang is beperkt via accounts en rollen. Bewaar je wachtwoord veilig en meld vermoedelijk misbruik via ons contactadres. Bij relevante wijzigingen actualiseren we dit beleid en informeren we je waar nodig.